La paperasse s’accumule et vous ne savez plus comment vous y prendre !
Devenir la reine du classement mérite un petit investissement en temps mais après, qu’est ce qu’on est soulagée !
Classer ses papiers, tâche ô combien fastidieuse, mais à laquelle on ne peut échapper !
Si vous vous y mettez régulièrement, ne serait-ce qu’une demi-heure chaque week-end, le classement se fera aisément et vous n’aurez pas l’impression de perdre votre temps !
Notre méthodologie de classement des papiers administratifs
| Comment classer ses papiers administratifs |
| 1. Avant de classer vos papiers et si vous le pouvez, scannez chaque document important et classez-le dans un dossier sur votre ordinateur selon une arborescence logique qui vous permettra de vous y retrouver vite et facilement. Sauvegardez ensuite le tout régulièrement sur une clef USB spécialement dédiée, en cas de vol ou de bug de votre ordinateur, vous n’aurez pas tout perdu. |
| 2. Choisissez si vous classez les documents que vous devez conserver en original dans un classeur ou dans des chemises et organisez vos papiers par famille . 1. Enfants : bulletins, dossiers scolaires 2. Banque: relevés de comptes 3. Assurances : échéanciers 4. Impôts sur le revenu 5. Impôts locaux, fonciers, taxes d’habitation 6. factures Eau 7. Factures gaz 8. Factures électricité 9. Factures téléphone, internet… 10. si locataire : courriers + quittances 11. si propriétaire : courriers divers copropriété 12. Habitation : factures de travaux et d’entretien 13. Médical : remboursement sécu + mutuelle 14. Travail : fiches de paie, courriers divers 15. Préparation retraite : Relevés de points retraite. Justificatifs d’arrêt de travail, justificatifs Assedic. 16. Voiture : justificatifs de paiement de PV, pertes de points du permis auto, factures de réparation et d’entretien, attestation assurance. |
| 3. Si vous optez pour le classeur, faites un classement par année. Si vous optez pour des chemises, classez par catégorie. |
| 4. Isolez dans des chemises à rabat cartonnées bien identifiées vos documents clés : ● Documents relatifs à l’achat ou la construction de votre maison ● Contrats de crédit immobilier ● Contrats d’assurance ● Contrats de mariage ● Contrats de travail ● Dossiers médicaux … |
| 5. Classez ces chemises dans des boites d’archives bien identifiées et dans des endroits accessibles facilement et sans risque (pas dans la cave humide !) |
| 6. Gardez à portée de main un classeur dans lequel vous classerez toutes vos factures et garanties d’électroménager, hifi, tél, informatique… : si votre appareil tombe en panne, vous aurez la garantie sous la main. |
| 7. Gardez à portée de main un autre classeur dans lequel vous classerez toutes vos factures de biens de valeurs accompagnées de la photos du bien (vous pouvez aussi faire un dossier photos sur votre ordinateur). En cas de vol, le dossier pour l’assurance sera facile à faire. |
| 8. Pour vos documents de grande importance, pensez au coffre-fort à louer de façon temporaire (vacances, séjours à l’étranger) ou à l’année dans votre banque, ou à acheter: mais attention, il ne sera efficace que s’il est scellé dans le mur, faute de quoi, les cambrioleurs partiront avec ! |
NB : Pourquoi un double classement dossiers avec documents scannés sur ordinateur et classeur avec documents papier archivés ?
La plupart du temps, on vous demande des copies de documents, vous n’aurez alors qu’à cliquer sur votre ordi et vous aurez tout sous la main. Par contre, en cas de besoin d’originaux, il faudra les retrouver facilement, d’où un classeur par année avec des intercalaires par rubriques.
Et si on passait au classement en ligne ?
Accéder à ses documents où que l’on soit en un simple clic, c’est pratique et c’est aujourd’hui facile…
De plus en plus d’organismes vous proposent de passer au document ou à la facture numérique, (EDF, téléphonie, Pôle Emploi, Trésor Public…). Vous visualisez la facture sur le site et vous pouvez la recevoir par mail. Et ils
gardent vos historiques dans votre compte clients (banque, téléphonie, eau, gaz…)
Cette solution vous facilite l’archivage : vos papiers sont archivés naturellement, par ordre chronologique dans votre compte sur le site de la société et la facture jointe à votre mail n’a plus qu’à être enregistrée dans votre répertoire dédié.
Archiver ses papiers dans un coffre-fort électronique…
Si vous d’un naturel prudent et craignez qu’il arrive quelque chose à votre ordinateur dans lequel sont stockés tous vos papiers, même les plus importants, vous pouvez archiver tous vos documents scannés dans un coffre numérique externe !
Le principe du coffre électronique
- Vous transférez les documents importants que vous conservez sur votre ordinateur ou que vous avez numérisés ou vous faites numériser tous vos documents par la société.
- Vous les classez en dossiers et répertoires qui sont alors conservés par la société.
- Vous accédez à vos documents en permanence où que vous soyez grâce à un identifiant et un mot de passe.
Le coffre-fort numérique permet d’attester l’intégrité du document, mais il n’a évidemment pas la même valeur que l’original.
Xambox.com: le service est hyper complet: archive de documents, carnet d’adresses des fournisseurs, agenda avec rappel de dates importantes, comptes client, mémorisation de ses codes d’accès pour se connecter directement à ses espaces client en ligne.
9 commentaires
Petite précision il est parfois utilise d’enregistrer certains documents sur votre ordinateur car quand vous changez par exemple de banque, vos relevés bancaires en ligne ne sont plus accessibles…
Sinon super site j’adore!!!
Tout d’abord merci beaucoup pour votre site qui est vraiment une mine d’or.
Mais je m’interroge sur la nécessité de scanner tous mes documents sur l’ordinateur puisque je les ai justement dans des pochettes bien classés !
Si j’ai besoin d’un document quelconque, je vais dans la pochette où il est rangé et je le sors. non ? Alors que sur l’ordinateur, il faut d’abord allumer l’ordinateur et imprimer le document. Et si mon PC tombe en panne ? je perds tout ?!!!
Je suis vraiment très intéressée par vos articles et il y a sûrement une très bonne raison à cela.
Merci beaucoup
Vous pouvez mettre le tout sur une clé USB , pratique en cas incendie ou d’inondation , ou encore d’un déménagement précipité !!
Merci Sophie pour votre si gentil message !
On vous recommande de scanner vos documents pour plusieurs raisons:
1- Si vous avez besoin de consulter un document alors que vous n’êtes pas chez vous, en les scannant et en les enregistrant sur le cloud (via dropbox ou autre), vous pourrez y avoir accès où que vous soyez. C’est aussi plus pratique pour envoyer le document à qui que ce soit. Et enfin, vu que la plupart des fournisseurs (eau, EDF, Téléphonie, banque…) sont sur le point de ne plus envoyer de facture ou relevés par la poste mais de les stocker sur votre compte client sur leur site, c’est plus facile si on veut les récupérer de les télécharger plus de les stocker sur son ordi ou sur le cloud.
2- Pas de perte possible (l’avis d’imposition de 2004 est trouvable aussi vite que le dernier), alors qu’avec le rangement papier, c’est moins sûr.
3- Double sécurité: on ne sait jamais, un dégât des eaux ou autre.
Super ! et merci pour l’article ça m’a permis d’avancer dans le classement de mes documents chez moi et au bureau.
Un grand grand merci à Femmes Débordées ! J’avais repoussé le moment où il faudrait bien que je jette ces vielles factures France Telecom ou mes déclarations de revenus d’il y a dix ans… Et Femmes Débordées est arrivé dans ma vie et cela a changé bien des choses !
Mon classement a maigri, beaucoup mieux que moi quand je m’y mets, et Saint Ordinateur a vu naître un nouveau répertoire où se retrouvent la plupart des infos, contrats, factures, documents « à conserver toute la vie » – enfin matés, rangés selon le programme FD, puis sauvegardés, pour les plus importants, sur Google Docs.
J’ai enchaîné avec les fringues, mais là c’est une autre rubrique, à lire sur Femmes Débordées d’ailleurs,
Donc merci encore et à bientôt pour d’autres aventures !
Merci Annie pour ce gentil message et ravies de pouvoir vous être utile !
Et moi j’ai trouvé une idée pratique pour classer les radiographies (qui sont parfois très grandes) de façon à ce qu’elles soient toutes ensembles et qu’elles ne risquent pas d’être pliées ou abimées. Je ne savais jamais comment les conserver puisque ça ne rentre pas dans des chemises pour papier A4.
Donc pour cela j’ai acheté 2 grandes chemises vertes à dessin, en carton avec élastiques. Une pour mes radio et une pour celles de mon conjoint. Elles sont solides et très très grandes, certaines mesurent plus ou moins 1m.
On en trouve des moyennes en grande surface mais les grandes je les ai trouvées dans un magasin de fournitures de bureau.
Moi j’ai trouvé une alternative au classement papier c moderne et écolo il s’agit dune application iPhone ARCHIV IT qui sert à archiver les factures EDF,téléphone loyer… Et aussi à conserver des documents personnels carte identité rib acte de naissance.,.par contre l’application est uniquement sur l’iPhone dans la catégorie finance au nom de ARCHIV IT. Le plus c que c ultra simple d’utilisation même pour une personne pas très douée comme moi et assez bordélique:)