Comment ne plus crouler sous les mails ?

Ah ! la boîte mails….que l’on consulte plus ou moins frénétiquement, que l’on gère plus ou moins efficacement, mais qui, à coup sûr peut nous faire perdre beaucoup de temps…

On vous propose dans cet article, de découvrir comment lire, trier et traiter ses mails avec un maximum d’efficacité !

Pour parvenir à une boîte de réception vide, c’est simple, chaque mail doit être traité au fur et à mesure de son arrivée.

Point n°1: on traite, on efface ou on classe

1- Effacer les mails dont le contenu une fois lu n’a plus d’importance ou qui polluent inutilement votre boîte chaque jour

Ex: les pub ou les newsletters qu’on supprime souvent sans même les avoir lues

2- Archiver les mails contenant des informations utiles

Mais pas n’importe comment ! Archivez-les immédiatement dans un répertoire d’archivage au nom évocateur (factures, vacances, privé… pour la boîte mail personnelle par exemple).

3- Traiter les mails vous demandant moins de 2 minutes immédiatement

Une fois traités, si vous avez bien suivi, le mail sera soit supprimé, soit archivé dans le dossier dédié.

4- Déplacer si besoin les mails demandant un traitement plus long

Pour qu’ils n’encombrent pas votre boîte mails et se retrouvent le lendemain avec tous les autres mails non traités, vous pouvez les déplacer vers un dossier au nom évocateur, par exemple « Mails à traiter ». Ce répertoire sera consulté quand vous aurez le temps ! Attention toutefois à ne pas laisser « dormir » ces mails qui devront être traités idéalement dans la journée.

La consigne, vous l’avez comprise, c’est que vous passez au mail suivant que lorsque vous avez traité coûte que coûte le mail « en cours de lecture » : effacé ou classé, le mail précédent doit disparaître de votre boîte de réception !

Point n°2 : on lit sans prioriser

Pour un maximum d’efficacité, il conviendra de lire vos mails dans l’ordre dans lequel ils arrivent et ne pas chercher tout de suite à y répondre.
Fini les mails de son boss lus en derniers recours pour aller directement à celui qui vous intéresse, celui de son homme par exemple ? On chasse ce réflexe et on lit ses mails dans l’ordre !
Pourquoi ? Tout simplement parce que sinon, certains mails finiront par ne jamais être lus et encombreront votre boîte de réception comme votre esprit.

Point n°3: on allège sa boîte de réception

Si chaque matin, votre boîte mail contient 50 nouveaux messages, c’est aussi parce qu’il y a beaucoup de pub ou de newsletters qui ne vous intéressent pas du tout.
Prenez donc 5 minutes pour vous désabonner. Vous trouverez sur la newsletter une mention du type « Si vous souhaitez vous désabonner de notre newsletter, cliquez ici », c’est obligatoire.
Quel plaisir d’ouvrir ensuite sa boîte mail le matin sans ces messages publicitaires qui polluent notre boîte mail et rendent beaucoup moins visibles les mails importants !

Point n°4: on met en place un rythme de lecture de ses mails

Définissez un moment de lecture de vos mails, qui peut aller d’une seule fois par jour à une fois par heure par exemple. L’important est de respecter cette cadence et de résister à l’envie de vérifier si vous avez reçu un nouveau message toutes les 5 minutes.

Article rédigé en collaboration avec Linette de Lecture Active.
Linette propose sur son blog des tas d’astuces pour lire plus vite et surtout plus efficacement.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *