Comment faire des to-do listes efficaces ?

Si vous connaissez un peu ce site, vous savez que je suis une grande fan des to-do listes ! D’ailleurs, chaque mois, je vous propose la liste des incontournables missions du mois qui listent, comme son nom l’indique, toutes les missions à accomplir dans le mois. C’est une bonne base pour avoir en tête les missions qui nous concernent toutes.

Mais bien-sûr, en ce qui me concerne, en plus de cette to-do liste mensuelle, j’organise mon quotidien avec des to-do listes qui vont me permettre :

– d’alléger mon esprit en marquant noir sur blanc ce que je dois faire
– de ne pas oublier ces missions (ben oui, je suis du genre à me dire le matin qu’il faut que je prenne rendez-vous chez le coiffeur pour ma fille pour la semaine prochaine et si je ne le note pas sur ma to-do, je sais que ma journée de boulot va prendre le dessus et que le soir arrivera sans que j’ai pensé à prendre ce rendez-vous !)
– de gagner un temps précieux (je ne me pose pas de questions, je sais ce que je dois faire et je fonce)
– et du coup, de me simplifier la vie !

Ca fait tellement longtemps que je fonctionne avec des to-do listes que je ne peux plus m’en passer !
Mais attention, l’objectif de la to-do liste est de permettre de gagner en efficacité !
Faire une to-do liste juste pour en faire une, en mélangeant les choux et les carottes n’a aucun intérêt !
Et en plus, vous serez frustrée car vous n’arriverez pas à la mener à bien ! Alors qu’un gros kiff de la to-do liste, c’est justement de rayer les missions accomplies et de finir la journée avec une to-do complètement rayée !

Ma méthode pour des to-do listes efficaces

1- Distinguez to-do listes personnelle et to-do listes professionnelle

Tout simplement parce que ce qui concerne votre vie perso ne concerne pas votre vie pro et inversement !

Soit vous prenez un cahier tout simple et vous faites un trait à la règle pour séparer la page avec un côté to-do perso et l’autre côté to-do pro, soit vous séparez vos to-do. Il en existe des « tout fait » en ligne comme ce bloc to-do pro et perso, (j’aime bien l’idée du cahier car on conrserve d’une semaine à l’autre ses to-do contrairement au bloc de feuilles qui se détachent).

Personnellement, j’ai un gros bloc à spirales dédié aux to-do professionnelles que je laisse au bureau. Voilà le modèle.

J’utilise mon agenda papier pour inscrire chaque semaine ma to-do perso.
Si vous n’utilisez plus l’agenda papier, prenez un petit cahier qui deviendra alors votre cahier de « to-do » liste, en indiquant bien en haut de la page le jour ou la semaine concernée.
J’avoue que de temps en temps, je dégaine le cahier quand ma to-do est trop longue ou que j’ai déjà trop de trucs notés sur l’agenda.

En revanche, je sais qu’il y a de nombreuses applis pour les to-do lists mais je ne suis pas fan. J’ai besoin d’écrire ce que je dois faire ! Je vous donne tout de même le nom de l’appli Wunderlist qui visiblement plaît bien !

Comment faire des to-do listes efficaces ?

2- Ne mettez pas tout et rien dans votre to-do liste personnelle

Une to-do liste liste (désolée de faire des lapalissades mais autant être bien claire !) des choses à faire !

Donc déjà ne vous en servez pas pour en faire aussi votre liste de courses alimentaires, parce que retrouver vos missions de la semaine au milieu de toute la bouffe à acheter, ce n’est pas la clarté absolue !
En revanche, vous pourrez mentionner :
– Courses Carrefour
– glaces Picard
– Amap à récupérer jeudi

Etc …

De la même manière, ne listez pas ce que vous aimeriez faire ! Ce qui est indiqué sur la to-do doit être accompli et ce n’est pas l’objectif de mentionner des souhaits. Ne mentionnez pas par exemple « Expo Toutankhamon » si derrière aucune action n’en découle. Notez « expo Toutankhamon » si vous voulez prendre des places ou en parler à votre homme ou copine pour y aller …

Enfin, ne listez pas non plus tout ce que vous devez faire, notamment ce que vous faites de façon automatique: aucun intérêt de mentionner passer l’aspirateur ou étendre le linge, je pense que vous n’allez pas oublier cela.
Mais y noter « passer aspi sous le lit (ou sur le matelas) ou « ranger la cave » si vous ne le faites qu’occasionnellement sera pertinent.Ou encore, nettoyer les vitres de la cuisine (si vous avez repéré qu’elles étaient très sales un matin alors que le soleil brillait)

Même remarque concernant les enfants, ne notez pas le mercredi « emmener Paul au dessin » s’il y va tous les mercredis mais « vérifier matériel » si chaque semaine, il doit avoir son matériel complet peut être utile d’être indiqué…

3- Pensez chronologie

La to-do liste peut comporter des choses à faire avec différentes échéances, comme par exemple « récupérer colis » qui doit être fait dans la journée, « acheter cadeau anniversaire Paul » qui doit être fait dans la semaine, ou encore « organiser vacances Noël » qui revêt un caractère beaucoup moins urgence.

C’est normal, puisque l’objectif de la to-do est de vous alléger l’esprit, donc dès que vous avez un truc à faire en tête, vous le notez.

En ce qui me concerne, que ce soit d’un point de vue pro ou perso, je fais des to-do hebdomadaires en notant tout de même dans mon agenda les urgences du jour.
Une fois la semaine écoulée, je tourne la page de mon agenda ou de mon bloc de to-do pro et j’inscris sur la nouvelle page ce que je n’ai pas pu accomplir la semaine précédente.

Comme ça, je sais toujours où j’en suis et si au bout de 3 semaines, je n’ai toujours pas rayé « organiser vacances Noël », je me mets un triangle rouge pour indiquer que je dois m’y mettre ou je décompose la mission si elle est trop large !

4- Soyez précise

Comme mentionné plus haut, si je n’arrive pas à rayer un truc à faire, par exemple « organiser prochaines vacances », c’est peut-être parce que la tâche est trop générale !
Ca peut être aussi le cas niveau pro, si par exemple j’ai juste noté « boucler dossier Truc ».

Donc je la décompose !
Organiser prochaines vacances devient:
– prendre billets de train
– trouver location ou réserver hôtel
– acheter guide …

Et au lieu de « boucler dossier Truc »:
– faire courrier à X
– téléphoner à Y
– préparer powerpoint
– envoyer invitations pour réunion …

Petit truc pour ne pas oublier au fur et à mesure ce qu’on doit acheter au supermarché

Le matin dans la salle de bain, vous constatez qu’il n’y a presque plus de dentifrice et vous vous dites qu’il faudra en racheter la prochaine fois que vous irez faire les courses.
Seulement au moment de faire la liste, vous notez bien la nourriture qu’il manque mais le dentifrice, vous n’y pensez plus (vu que vous n’en avez pas besoin sur le moment) et 3 jours après au supermarché, vous faites vos courses sans acheter le dentifrice !!!

Si vous êtes du genre à connaître ces situations, on a 2 petits trucs:

– si vous aimez les outils sur votre portable, l’appli Listonic vous permet de créer vos listes de courses et d’ajouter au fur et à mesure ce dont vous avez besoin (hop à la sortie de la salle de bain, on rajoute le dentifrice)

– si comme moi vous faites vos listes à la mano, vous collez un post-it sur votre « to-do » hebdomadaire (donc moi sur la page de la semaine e mon agenda) et vous ajouter au fur et à mesure ce que vous devez acheter au supermarché et comme j’ai toujours mon agenda dans mon sac, il me suffit de décoller mon post-it quand j’arrive au supermarché ou quand je fais mes courses en ligne !

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